Agenzia Italiana del Farmaco

1. Accesso ai dati

1.1 Chi deve registrarsi nell’OsSC per ottenere la password ed inserire i dati di propria competenza?

Si devono registrare nell’OsSC con il profilo promotore:

promotori di sperimentazioni o i richiedenti per conto dei Promotori (affiliate italiane):

aziende farmaceutiche;
enti sanitari che promuovono sperimentazioni cliniche non commerciali (Aziende Ospedaliere, ASL, Università, IRCCS, Associazioni scientifiche, Fondazioni, etc.).

Si devono registrare nell’OsSC con il profilo CRO:

CRO – Contract Research Organization – che operano per conto dei promotori nel ruolo di richiedenti.

Si devono registrare nell’OsSC con il profilo Comitato Etico:

Le Segreterie tecnico-scientifiche dei Comitati Etici

Si devono registrare nell’OsSC con il profilo ASL:

le ASL che hanno istituito il registro dei Medici di Medicina Generale e dei Pediatri di Libera Scelta (MMG e PLS) autorizzati a condurre sperimentazioni cliniche; tale registro va aggiornato almeno semestralmente, in accordo al DM 10 maggio 2001. Possono richiedere un nuovo rilascio o una modifica della password di accesso per il profilo Regioni e Province autonome:
gli Assessorati alla sanità delle Regioni e Province autonome, al fine di:

convalidare i dati relativi ai Comitati Etici operanti nella propria regione (accreditamento ai sensi del DM 12 maggio 2006);
per consultare i dati relativi ai pareri espressi dai Comitati Etici, all’inizio, eventuale conclusione anticipata e alla conclusione a termine della sperimentazione nonché ai dati relativi ai risultati conseguiti e alla eventuale interruzione della sperimentazione.

1.2 Come si fa per sapere quali sono i Comitati Etici abilitati a rilasciare un parere etico-scientifico ai sensi della normativa vigente?

Consultando il Registro dei Comitati Etici, attraverso il link “Dati” nella Home Page. I Comitati Etici sono suddivisi per Regione e Provincia di appartenenza.

1.3 Come si fa per sapere se un Centro clinico privato è idoneo allo svolgimento delle sperimentazioni cliniche?

Consultando il “Registro dei centri privati” idonei alla sperimentazione clinica in base al Decreto Ministeriale 19 marzo 1998, attraverso il link “Dati” dell’Home Page.

1.4 Come si fa per sapere se una Organizzazione di Ricerca a Contratto (C.R.O.) può seguire una sperimentazione clinica per conto di un promotore?

Consultando l’elenco delle C.R.O. in possesso dei requisiti, ai sensi del Decreto Ministeriale 31 marzo 2008, attraverso il link “Dati” dell’Home Page.

2. Richiesta Password

2.1 Chi può richiedere la password di accesso all'OsSC?

La password di accesso all’OsSC deve essere richiesta dal responsabile legale dell’ente a vario titolo coinvolto nella ricerca clinica (Promotore, CRO, Comitato Etico, ASL per l’aggiornamento del registro dei medici di medicina generale e pediatri di libera scelta). Il responsabile legale individuerà, nell’ambito della struttura, una persona responsabile di trasmettere i dati previsti dal decreto ministeriale 21 dicembre 2007, nei tempi e nei modi previsti dal decreto.

Attenzione: uno sperimentatore che opera all’interno di un ente di ricerca pubblico o di una struttura sanitaria e che intenda condurre una sperimentazione clinica – del genere cosiddetto no profit – deve verificare che la password di accesso all’OsSC non sia già stata rilasciata al proprio ente.
E’ prassi che alcune strutture sanitarie pubbliche affidino la gestione dell’Osservatorio alla segreteria tecnico-scientifica del Comitato Etico, sia nel profilo di accesso Comitato Etico sia nel profilo “Promotore no profit”.

2.2 Chi rilascia la password di accesso all'OsSC?

La password viene rilasciata dall’Agenzia Italiana del Farmaco – AIFA – Ufficio Sperimentazione Clinica.

2.3 Come si fa per richiedere la password di accesso all’OsSC?

Si accede al link “Nuovi utenti”, disponibile sulla Home Page del sito OsSC e si compila un modulo on-line che deve essere stampatocliccando su “Stampa questa pagina”, firmato dal responsabile dell’ente e dalla persona responsabile della notifica dei dati ed inviato all’Agenzia Italiana del Farmaco per posta (richiesta cartacea Successivamente alla stampa, il medesimo modulo on-line deve essere inviato per via telematica selezionando il tasto “Invia” (richiesta telematica). Le istruzioni sono disponibili in italiano e in inglese all’interno della sezione.

Come richiedere la password

2.4 E’ possibile che un ente abbia più di una password?

Sì, ma soltanto nel caso delle strutture sanitarie pubbliche o ad esse equiparate e degli Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico, che accedono all’Osservatorio con profili diversi. Una ASL, per esempio, può avere fino a tre password per accedere con il profilo di:

Comitato Etico per inserire i dati di valutazione di una sperimentazione clinica (ID: CEXXXXXX);
Promotore per inserire i dati di sperimentazioni no profit (ID: SPXXXXXX);
ASL per compilare e aggiornare il Registro dei Medici di Medicina Generale e dei Pediatri di Libera Scelta autorizzati a condurre sperimentazioni cliniche, in base a quanto previsto dal D.M. 10 maggio 2001 (ID: ASLXXXXX).

2.5 I Promotori di sperimentazioni esterni all’Unione europea che vogliono condurre sperimentazioni cliniche in Italia possono accedere all’OsSC?

Sì, ai fini del rilascio della chiave d’accesso all’OsSC, il Promotore esterno all’Unione europea deve necessariamente allegare alla domanda di richiesta della password una dichiarazione in cui si attesti che abbia un responsabile legale in un Paese membro dell’UE, secondo quanto previsto dall’art. 20, comma 1 del D.L.vo 211 del 24 giugno 2003.

2.6 Quando cambia il referente designato ad inserire i dati è necessario ottenere una nuova password?

Per chiedere di modificare la persona referente per l’inserimento dei dati nell’OsSC e quindi una nuova password per l’accesso, l’utente già abilitato si deve collegare all’OsSC attraverso l’area “Utenti abilitati” nella sezione “Servizi” al margine destro del menu, compilare il “Modulo per la richiesta di cambio referente”. Istruzioni dettagliate sono disponibili nella sezione stessa.

2.7 Quando due aziende farmaceutiche si fondono, come vengono gestiti, all’interno dell’OsSC, gli studi precedentemente promossi dalle due singole aziende e non ancora conclusi al momento della fusione?

Le utenze delle due singole aziende farmaceutiche vengono temporaneamente mantenute attive per completare l'inserimento dei dati delle sperimentazioni cliniche già avviate e contemporaneamente viene rilasciata, dietro richiesta, una nuova password all’azienda che risulta dalla fusione per l’inserimento dei dati di nuove sperimentazioni cliniche.

3. Inserimento dati

3.1 Chi deve inserire i dati delle sperimentazioni?

I dati delle sperimentazioni vanno inseriti da:

i Promotori profit o no profit o i richiedenti da questi delegati a tale compito (affiliate italiane di casa madre, CRO): domanda iniziale (CTA form), emendamenti sostanziali, avvio, conclusione nei singoli centri clinici e conclusione della sperimentazione in toto, in Italia e globalmente, sintesi dei risultati e riferimenti di eventuali pubblicazioni;

i Comitati Etici (segreterie tecnico-scientifiche): parere unico favorevole/sfavorevole e accettazione/rifiuto del parere unico dello studio, pareri su emendamenti sostanziali (sezione disponibile da luglio 2008).

3.2 Che tipo di dati debbono essere inseriti nei database dell’Osservatorio?

Nell’ambito dell’Osservatorio i database raccolgono:

i dati anagrafici del Comitato Etico, la lista dei membri ed eventuali modifiche successive alla prima istituzione, inseriti dai Comitati Etici (Registro dei Comitati Etici);
i dati di ogni domanda di sperimentazione (CTA form iniziale) da inoltrare alle Autorità competenti locali per l’autorizzazione, o all’AIFA o all’ISS, se sperimentazioni che rientrano nell’area di competenza di questi due enti, e per la richiesta di parere dei Comitati Etici inseriti da Promotori o dai richiedenti da questi delegati (Registro delle sperimentazioni);
i dati di un eventuale ritiro della domanda prima del parere/autorizzazione inseriti da Promotori o dai richiedenti da questi delegati (Registro delle sperimentazioni)
i dati della sospensione della decisione sul parere, in attesa di integrazioni o modifiche della domanda e della documentazione, inseriti dai Comitati Etici (Registro delle sperimentazioni;
i dati dei pareri (unico favorevole/sfavorevole e di accettazione/rifiuto del parere unico, pareri su emendamenti sostanziali) per ogni sperimentazione inseriti dai Comitati Etici (Registro delle sperimentazioni);
i dati delle autorizzazioni dell'AIFA o dell'ISS per sperimentazioni che rientrano nell'area di competenza di questi due enti inseriti da AIFA o ISS (Registro delle sperimentazioni);
i dati dell’avvio della sperimentazione in ogni singolo Centro, inseriti dai Promotori o dai richiedenti da questi delegati (Registro delle sperimentazioni);
i dati per la richiesta di autorizzazione di eventuali emendamenti sostanziali inseriti dai Promotori o dai richiedenti da questi delegati (Registro delle sperimentazioni) – sezione disponibile da luglio 2008 eccetto che i casi particolari, ossia sospensione temporanea dello studio, ripresa dello studio in seguito ad una sospensione temporanea, cambio dello sperimentatore coordinatore, cambio dello sperimentatore principale in linea a partire dal 9 settembre 2008;
i dati del parere favorevole o sfavorevole sugli emendamenti sostanziali da parte dei comitati etici e i dati dell'autorizzazione o diniego dell'autorizzazione sugli emendamenti sostanziali da parte di AIFA/ISS per le sperimentazioni autorizzate centralmente inseriti da comitati etici, AIFA e ISS (Registro delle sperimentazioni)
i dati della conclusione della sperimentazione in ogni singolo Centro inseriti dai Promotori o dai richiedenti da questi delegati (Registro delle sperimentazioni);
i dati della conclusione in toto della sperimentazione in Italia e globalmente, le sintesi dei risultati dello studio e i riferimenti di eventuali pubblicazioni inseriti dai Promotori o dai richiedenti da questi delegati (Registro delle sperimentazioni);
i dati anagrafici dei Centri Privati abilitati a condurre sperimentazioni cliniche con medicinali inseriti dall’AIFA (Registro dei Centri Privati);
i dati anagrafici dei Medici di Medicina Generale e Pediatri di Libera Scelta autorizzati a condurre sperimentazioni cliniche inseriti dalle ASL (Registro MMG e PLS).

3.3 E’ obbligatorio inserire i dati nell’OsSC?

Sì, è reso obbligatorio dal Decreto Dirigenziale 25 maggio 2000 “Trasmissione per via telematica dei dati inerenti le sperimentazioni cliniche dei medicinali” e dall’articolo 11 del Decreto Legislativo n. 211 del 24 giugno 2003 “Attuazione della direttiva 2001/20/CE relativa all’applicazione della buona pratica clinica nell’esecuzione delle sperimentazioni cliniche di medicinali per uso clinico”.

3.4 L’inserimento dei dati della domanda di sperimentazione (CTA form ed emendamenti sostanziali) nell’OsSC deve essere operato prima dell’invio della domanda di autorizzazione per via cartacea ai Comitati Etici e alle Autorità competenti?

Sì. I Comitati Etici che esprimono il parere unico o l’AIFA/ISS nei casi previsti, verificano in fase di convalida della domanda di parere/autorizzazione che i dati e i documenti presenti nell’Osservatorio siano completi e consistenti con il dossier cartaceo ricevuto.

3.5 L’inserimento dei dati di una sperimentazione nell’OsSC permetterà di generare la domanda a supporto della richiesta da presentare al Comitato Etico e all’Autorità Competente?

Sì, dopo l’invio in banca dati centrale vengono generate una copertina e la domanda, da stampare e allegare a supporto della richiesta. La domanda, firmata dal richiedente l’autorizzazione, deve essere inviata al Comitato Etico e all’Autorità Competente.

3.6 L’inserimento dei dati di una sperimentazione nell’OsSC permetterà di generare direttamente la domanda in inglese (Clinical Trial Application) da presentare all’ Autorità Competente di un altro Stato membro?

No, per generare una domanda in inglese (Clinical Trial Application) da presentare in un altro Paese dell’Unione europea, occorre utilizzare la web-facility disponibile sul sito EMA http://eudract.ema.europa.eu/. La suddetta domanda, compilata, stampata e spedita all’Autorità Competente dello Stato membro interessato, dovrà essere inviata anche su supporto informatico (cd rom, floppy, etc.). L’Autorità Competente - successivamente – validerà la domanda e caricherà i dati in EudraCT. Pertanto, il Promotore dovrà procedere ad un doppio inserimento: nell’OsSC per l’Italia e tramite la web facility di EudraCT per gli altri Stati membri coinvolti.

3.7 La lista di controllo della documentazione da presentare a corredo della domanda ai comitati etici dei centri satellite - riportata nella sezione I.b della CTA form – può essere allegata alla CTA form telematica?

No, la CTA form telematica comprende la sola lista Ia, la lista Ib deve essere utilizzata per la sola trasmissione cartacea.

3.8 Cosa deve fare un richiedente quando intende ritirare una domanda CTA prima di aver ricevuto il parere unico del Comitato Etico coordinatore/ l’autorizzazione da parte dell’Autorità competente centrale (ISS o AIFA) nei casi di competenza?

Deve notificare il ritiro, attraverso la funzione “Ritiro della richiesta di parere unico/autorizzazione” accessibile attraverso il link “Richieste di valutazione della sperimentazione”. La domanda sarà ritirata in tutti i centri clinici in cui è stata presentata in Italia. In seguito al ritiro della domanda, i dati della sperimentazione rimarranno visibili nella sezione Progress report.

3.9 Cosa deve fare un richiedente quando intende ritirare una domanda CTA in un centro clinico collaboratore prima del rilascio del parere del comitato etico competente?

Deve notificare il ritiro attraverso la funzione “Ritiro della domanda” posta accanto al centro in questione, disponibile nella lista dei centri e deve darne comunicazione, specificando le motivazioni, al comitato etico coordinatore.

3.10 I comitati etici possono accettare domande non conformi al decreto ministeriale 21 dicembre 2007?

No, ai sensi della normativa vigente (decreto legislativo 24 giugno 2003, n. 211 e decreto ministeriale 21 dicembre 2007, allegato 2, paragrafo 6.1.1):

la domanda deve essere presentata dal promotore conformemente alle indicazioni dei suddetti decreti e le segreterie tecnico- scientifiche dei comitati etici sono tenute ad accettarle dal 1 luglio 2008 data di entrata in vigore del suddetto DM 21 dicembre 2007;
la domanda deve essere presentata dal promotore contemporaneamente a tutti i comitati etici partecipanti alla sperimentazione.

3.11 La segreteria tecnico-scientifica del comitato etico è tenuta a verificare solo la validità formale delle domande presentate e della documentazione allegata e a rimandare al comitato etico la valutazione del contenuto in sede di riunione collegiale e l’eventuale richiesta di documentazione integrativa?

La segreteria tecnico-scientifica del comitato etico, nello spirito del DM 21 dicembre 2007, ha il ruolo chiave di verificare che la domanda sia completa di tutte le informazioni necessarie per una corretta valutazione da parte del comitato etico riunito in seduta collegiale. In questo senso, la segreteria può entrare nel merito della documentazione e richiedere – quando necessario – integrazioni per rendere valida la domanda, prima che il comitato etico si riunisca in seduta.

3.12 Per quanto riguarda le sperimentazioni che hanno ottenuto il parere unico favorevole prima dell’entrata in vigore del DM 21 dicembre 2007 e che vengono invece presentate alla valutazione dei comitati etici di centri clinici coinvolti successivamente a tale data, le richieste di parere e di autorizzazione da parte del promotore possono seguire le procedure in uso precedentemente all’entrata in vigore del suddetto DM?

No, a partire dal 1 luglio 2008 le modalità di richiesta di autorizzazione all’Autorità competente e di parere al comitato etico per una sperimentazione clinica seguono le modalità previste dal DM 21 dicembre 2007, a prescindere che la procedura sia iniziata anteriormente alla suddetta data.

3.13 E’ necessario, da parte dei Promotori delle sperimentazioni, inviare all’AIFA le notifiche relative all’avvio, alla rinuncia/interruzione e alla conclusione per singolo Centro e in toto della sperimentazione anche per via cartacea, visto che tali notifiche avvengono già per via telematica attraverso l’OsSC?

Sì, ma esclusivamente per quanto riguarda la conclusione in toto della sperimentazione, secondo quanto previsto dal decreto ministeriale 21 dicembre 2007 “Modalità di inoltro della richiesta di autorizzazione all’Autorità competente per la comunicazione di emendamenti sostanziali e la dichiarazione di conclusione della sperimentazione clinica e per la richiesta di parere al comitato etico”, attraverso la stampa delle informazioni inserite nell’OsSC nel formato contenuto in fac-simile nell’Appendice 12.

3.14 Cosa si intende per “data di apertura dello studio” nella compilazione della scheda elettronica relativa all’avvio della sperimentazione?

Si intende la data di apertura del Centro clinico, ossia di espletamento delle procedure organizzative necessarie per l’arruolamento dei pazienti, in seguito al rilascio di parere favorevole del Comitato Etico e di autorizzazione dell’Autorità Competente.

3.15 Cosa si intende per “data di chiusura dello studio” nella compilazione della scheda elettronica relativa alla conclusione della sperimentazione in un Centro?

Si intende la data dell’ultima visita all’ultimo paziente nel centro, fatta nell’ambito della sperimentazione, se non diversamente specificato nel protocollo.

3.16 Cosa si intende per “data di chiusura dello studio” nella compilazione della scheda elettronica relativa alla conclusione di una sperimentazione multicentrica in toto?

Si intende la data dell’ultima visita, all’ultimo paziente nell’ultimo centro clinico partecipante, fatta nell’ambito della sperimentazione, se non diversamente specificato nel protocollo.

3.17 E’ necessario inserire nel database dell’Osservatorio i dati relativi agli emendamenti ad una sperimentazione in generale e al protocollo clinico e ad altri documenti in particolare?

Si, è necessario inserire nell’osservatorio anche i dati relativi agli emendamenti. La sezione dedicata all’inserimento degli emendamenti è stata messa in linea il 2 luglio 2008. La sezione per l’inserimento dei casi particolari ossia sospensione temporanea dello studio, ripresa dello studio in seguito ad una sospensione temporanea, cambio dello sperimentatore coordinatore, cambio dello sperimentatore principale sono in linea a partire dal 9 settembre 2008.

3.18 Come si gestiscono gli emendamenti ad una sperimentazione?

Ai sensi del DM 21 dicembre 2007 gli emendamenti si distinguono in emendamenti sostanziali ed emendamenti non sostanziali (v. sezione 4.2 dell’Allegato 1). A partire dal 2 luglio 2008 si possono inserire nell’Osservatorio gli emendamenti sostanziali relativi alle informazioni contenute nella domanda CTA form e nella documentazione allegata, dopo che è stato rilasciato un parere unico favorevole.
A partire dal 9 settembre 2008 si possono inserire anche gli emendamenti sostanziali relativi a:

sospensione temporanea dello studio;
ripresa dello studio dopo sospensione temporanea;
cambio dello sperimentatore coordinatore;
cambio dello sperimentatore del centro satellite;

Nella sezione degli emendamenti è disponibile una Guida all'inserimento dei dati (https://oss-sper-clin.agenziafarmaco.it/Guida_Emendamentisostanziali_SP.pdf).

3.19 Come si possono modificare i dati della CTA form e della documentazione allegata nei casi in cui non sia presente in OsSC il parere unico e/o l’eventuale autorizzazione ISS/AIFA?

I richiedenti hanno la facoltà di richiedere la riapertura del fascicolo tramite l’Help Desk CINECA. Tale facoltà deve essere considerata un’eccezione e adeguatamente motivata. Quanto sopra riportato si applica anche alle sottomissioni di emendamenti sostanziali. In tutti i casi una e-mail dovrà essere inviata al CINECA (ossc_help@cineca.it) e per conoscenza al referente OsSC del comitato etico del centro coordinatore e al referente OsSC dell’ISS o di AIFA, nei casi in cui ISS/AIFA siano Autorità competente.

3.20 Quali dati possono essere modificati con la funzione “Richiedi una e-query”?

Il richiedente può correggere errate associazioni centro clinico/comitato etico competente (anche dopo il rilascio del parere unico nel caso di un centro collaboratore).
Il comitato etico può cambiare la denominazione del centro clinico o può sollecitare al richiedente la modifica del comitato etico competente.

3.21 Qual è la procedura corretta per cambiare la CTA form e/o la documentazione allegata se il comitato etico, responsabile per il parere unico, in seduta collegiale, ne richiede integrazioni o modifiche?

Tramite rilascio di parere di sospensione della decisione, che determina la riapertura del fascicolo e permette al richiedente di apportare eventuali modifiche alla domanda di sperimentazione. Tali modifiche possono riguardare l’intera domanda di sperimentazione.

3.22 Come deve avvenire la gestione degli emendamenti sostanziali inoltrati in cartaceo successivamente al rilascio della funzione di emendamento sostanziale nell’OsSC (lettera di trasmissione posteriore al 17 luglio 2008)?

Per i nuovi emendamenti sostanziali sottoposti al parere del comitato etico e all’autorizzazione dell’Autorità competente è previsto l’inserimento dei dati nell’Osservatorio con conseguente stampa dei dati in un modulo contenuto in fac- simile nell’Appendice 9 al DM 21 dicembre 2007.

3.23 Cosa verrà richiesto al momento della compilazione del primo emendamento sostanziale nell’OsSC?

Per le sperimentazioni inviate in banca dati centrale OsSC prima del 18 gennaio 2008 la compilazione della richiesta di emendamento sostanziale comporterà la riapertura del fascicolo CTA form con alcune sezioni contraddistinte da un pallino vuoto; questo significa che tali sezioni, non presenti al momento della registrazione iniziale, debbono essere compilate al momento dell’inserimento dell’emendamento, anche se non oggetto dell’emendamento, al fine di completare le informazioni richieste dal DM 21 dicembre 2007 o implementate nell’aggiornamento OsSC rilasciato il 18 gennaio 2008. Si tratta delle seguenti schede:
- scheda dei dispositivi medici
- scheda di richiesta del file xml
- scheda di documentazione (in accordo all’aggiornamento del gennaio 2008);
- la scheda dei siti per la certificazione del rilascio del lotto.
Per quanto riguarda invece le sperimentazioni inserite a partire dal 18 gennaio 2008, l’inserimento di una richiesta di emendamento sostanziale comporterà la riapertura del fascicolo CTA form con tutte le schede contraddistinte da un pallino semi pieno; questo significa che il promotore potrà entrare nelle schede interessate dall’emendamento per andare a modificare le informazioni contenute. Per i dettagli nella compilazione, si rimanda alla consultazione della “Guida” posta al margine destro del menu

Come gestire gli emendamenti sostanziali

3.24 La lettera di trasmissione dell’emendamento che si inserisce nell’OsSC in formato elettronico, in allegato alla richiesta di emendamento, deve necessariamente contenere anche la firma?

Qualora nel momento dell’inserimento elettronico della richiesta di emendamento non sia disponibile la lettera firmata, questa si può inserire anche senza firma, purché il contenuto sia conforme a quanto trasmesso per via cartacea.

3.25 Quando si fa una richiesta di emendamenti sostanziali si devono presentare 5 copie della domanda come previsto per la CTA form?

Non è stato previsto dal decreto però per analogia con la presentazione della CTA form si potrebbe considerare il numero massimo di 5 copie anche nel caso degli emendamenti.

3.26 L’aggiunta di un centro clinico alla lista di centri partecipanti, che viene considerato emendamento non sostanziale, comporta una modifica della CTA form iniziale e la relativa sottomissione al comitato etico?

Sì, il promotore aggiornerà la lista dei centri partecipanti a livello dell'Osservatorio seguendo la consueta procedura attraverso la funzione "Aggiungi centro alla sperimentazioni già inviate in BD centrale", dopodiché utilizzerà una propria modulistica per notificare l'emendamento al centro coordinatore, allegandovi la CTA form modificata.

3.27 Gli aggiornamenti periodici e programmati dell’Investigator’s Brochure devono essere considerati emendamenti sostanziali e quindi sottoposti alla valutazione dell’Autorità competente e del comitato etico attraverso la compilazione del form elettronico relativo agli emendamenti sostanziali e invio dell’Appendice 9?

Gli aggiornamenti periodici e programmati delle Investigator’s Brochures vanno di volta in volta considerati emendamenti sostanziali o non sostanziali in base alla rilevanza degli aggiornamenti e se questi possono avere un impatto su:

la sicurezza o l’integrità dei soggetti e sugli aspetti etici della sperimentazione
sul valore scientifico dello studio
la conduzione o la gestione dello studio
la qualità o la sicurezza di ogni IMP utilizzato nello studio.

Di conseguenza andranno gestiti secondo le diverse procedure previste dal DM 21 dicembre 2007.

3.28 Si devono inserire nell’Osservatorio i dati di sperimentazioni cliniche su dispositivi medici?

No, nell’Osservatorio vanno inseriti i dati di sperimentazioni cliniche in cui vengono impiegati medicinali sperimentali. Tuttavia, nel caso in cui l’obiettivo della sperimentazione sia quello di indagare, per esempio, un dispositivo medico contenente un prodotto medicinale sperimentale, la trasmissione dei dati è obbligatoria.

3.29 Si devono inserire i dati di sperimentazioni cliniche in cui non è previsto l’impiego di medicinali sperimentali?

No, in questo caso l’inserimento non è richiesto.

3.30 Si devono inserire nell’OsSC i dati di sperimentazioni non interventistiche (“studi osservazionali”)?

No, i dati degli studi clinici non interventistici “osservazionali” non vanno inseriti nell’OsSC ma in un apposito database, Registro degli Studi Osservazionali (RSO) funzionante dal 16 febbraio 2010 e disponibile all’indirizzo http://osservazionali.agenziafarmaco.it. Il registro è stato istituito, in accordo a quanto previsto dalla Determinazione AIFA del 20 marzo 2008 “Linee guida per la classificazione e conduzione degli studi osservazionali sui farmaci”. Per studi non interventistici “osservazionali” si intendono quegli studi centrati su problemi e patologie nel cui ambito i farmaci vengono prescritti nel modo consueto conformemente a quanto fissato nell’autorizzazione all’immissione in commercio e senza che l’inclusione del paziente in una determinata strategia terapeutica venga decisa in anticipo nel protocollo.

3.31 E’ necessario richiedere una password per accedere al Registro degli Studi Osservazionali (RSO)?

No, per accedere a tale registro ed inserire i dati degli studi è necessario digitare le stesse credenziali (user id e password) utilizzati per accedere all’OsSC.

Nota bene: Nuove richieste di user id / password saranno tenute in considerazione in caso di istanze provenienti da organizzazioni che intendano condurre studi osservazionali in Italia, pur non essendo accreditate come promotori/CRO presso l’OsSC. In tal caso, la richiesta non deve pervenire tramite il consueto modulo di registrazione on – line utilizzato per l’accesso all’OsSC, ma previo contatto via e- mail.

4. Ruolo delle CRO all'interno dell'Osservatorio

4.1 Cosa deve fare una CRO per poter agire con rolo di richiedente su delega del promotore nell'ambito dell’Osservatorio?

Una CRO deve innanzitutto richiedere una password accedendo alla Home Page al link “Nuovi utenti”. A questo punto un Promotore può autorizzare la CRO a svolgere tutte le funzioni che ha un richiedente nel database dell’Osservatorio. Ogni volta che un Promotore autorizza una CRO su uno studio, il referente OsSC della CRO riceve un messaggio automatico e-mail di notifica dell’avvenuta autorizzazione.

4.2 Per delegare l’attività di richiedente alla CRO un Promotore deve fornire la propria password alla CRO?

No, perché in tal caso la CRO avrebbe accesso a tutti i dati delle sperimentazioni promosse dal Promotore.

4.3 Cosa deve fare un Promotore per delegare il ruolo di richiedente alla CRO che segue la sperimentazione interessata?

Il Promotore che vuole delegare il ruolo di richiedente ad una CRO deve autorizzare la CRO prescelta o le CRO prescelte, se si prevede la suddivisione delle attività di monitoraggio per centri clinici, attraverso la seguente procedura telematica all’interno dell’Osservatorio:

il Promotore accede al link “Autorizza/revoca CRO”;
definisce se si tratta di una sperimentazione di competenza dell’AIFA, o di competenza locale;
inserisce i dati di identificazione della sperimentazione: il titolo e il codice del protocollo clinico;
specifica se tutti i centri verranno seguiti da una sola CRO o se sono previste più CRO;
seleziona il/i nome/i della/e CRO prescelta/e dall’archivio delle CRO registrate nell’OsSC;
inserisce il Centro clinico ove opera lo sperimentatore coordinatore;
è facoltativo inserire i centri clinici collaboratori, nel caso in cui il monitoraggio di questi sia seguito da una sola CRO; in caso diverso il Promotore inserisce i centri clinici, specificando di volta in volta da quale CRO saranno seguiti;
salva i dati in banca dati centrale;
la procedura si conclude con l’invio di un messaggio automatico da parte del sistema al referente OsSC della CRO, che segnala l’avvenuta autorizzazione della CRO stessa.

Come autorizzare una CRO

4.4 Quali sono i dati che possono essere inseriti da una CRO autorizzata a svolgere il ruolo di richiedente?

Tutti i dati di competenza del Promotore ossia:

i dati del fascicolo di sperimentazione (CTA form);
i dati di un eventuale ritiro della domanda;
i dati di un eventuale ritiro della domanda;
i dati di eventuali emendamenti sostanziali;
i dati dell’avvio di tutti i centri clinici partecipanti alla sperimentazione;
i dati di conclusione in ogni Centro clinico;
i dati di conclusione in toto della sperimentazione;
lo schema sintetico dei risultati;
le pubblicazioni relative a sperimentazioni concluse.

4.5 Nei casi in cui un promotore/richiedente deleghi le proprie funzioni ad una CRO, rimane responsabile ultimo della completezza e della qualità dei dati?

Sì.

4.6 E’ possibile per un Promotore che ha autorizzato una CRO intervenire nell’inserimento o modificare/aggiornare alcuni dati tramite il sistema e-query?

No, una volta che il Promotore ha delegato l’inserimento dei dati ad una CRO non può più intervenire nell’inserimento ma può solo visualizzare i dati o revocare l’autorizzazione alla CRO.

5. Il registro europeo EudraCT

5.1 Cos’è EudraCT?

EudraCT è un Registro istituito presso l’EMA (European Medicines Agency) in accordo alla Direttiva 2001/20/CE. Questo Registro raccoglie tutti i dati di sperimentazioni cliniche di tipo interventistico con medicinali condotte nell’Unione europea. Il database EudraCT è un Registro confidenziale e accessibile alle Autorità competenti degli Stati membri, all’EMA e alla Commissione Europea.

5.2 I dati delle sperimentazioni cliniche condotte in Italia devono essere inseriti anche nel database EudraCT oltre che nell’OsSC?

No, è sufficiente inserire i dati nell’OsSC. La trasmissione dei dati ad EudraCT, infatti, avviene tramite l’OsSC per tutte le sperimentazioni inserite a partire dal 1 maggio 2004.

5.3 Cos’è il numero EudraCT?

E’ un numero assegnato gratuitamente, previa richiesta telematica, dal sito EudraCT http://eudract.ema.europa.eu e serve ad identificare in maniera univoca ogni sperimentazione clinica interventistica con medicinali che si svolge in almeno un Centro clinico dell’Unione europea.

Come richiedere il numero EudraCT

5.4 Come si richiede il numero EudraCT?

Il numero EudraCT si può richiedere direttamente collegandosi al sito http://eudract.ema.europa.eu oppure tramite l’OsSC (area utenti abilitati), accedendo alla sezione “Servizi” nella prima pagina, attraverso il link “Richiesta numero EudraCT”. Sono disponibili le istruzioni in italiano.

5.5 Il Promotore (compagnia multinazionale) di una sperimentazione che si svolge anche in Italia (promossa da filiale italiana) deve richiedere il numero EudraCT due volte?

No, dovrà richiedere una sola volta il numero EudraCT ed in seguito comunicarlo alla filiale italiana coinvolta nella sperimentazione.

5.6 Per una sperimentazione internazionale già in corso in UE prima del 1 maggio 2004, che il promotore intende iniziare in Italia, è necessario richiedere il numero EudraCT?

Sì, il numero EudraCT è un campo obbligatorio del fascicolo sperimentazione OsSC.

5.7 Nei casi in cui una sperimentazione internazionale avviata in Italia prima del 1° maggio 2004 e i cui dati sono già stati inseriti nell’OsSC venga emendata, è necessario richiedere il numero EudraCT prima di sottoporre gli emendamenti ai Comitati etici per la valutazione?

No, non è necessario richiedere il numero EudraCT.

5.8 Cosa bisogna fare quando il promotore decide di non presentare più la domanda di sperimentazione e il numero EudraCT richiesto non è più necessario?

In questo caso, non bisogna fare nulla. Tuttavia, non si deve ri-utilizzare il numero EudraCT per un’altra sperimentazione dello stesso promotore.

5.9 Se per errore si richiede più di un numero EudraCT per la stessa sperimentazione è necessario informare l’AIFA o l’EMA?

Non è necessario. Il numero o i numeri richiesti in più non devono essere utilizzati.

6. Area stampe

6.1 Cosa deve stampare il richiedente (promotore, affiliata italiana del promotore, CRO delegata) riguardo alle informazioni inserite nell’OsSC?

Il richiedente, dopo averne inserito i dati deve stampare direttamente dall’OsSC e firmare:

la domanda (CTA form) riportata in fac-simile nell’Appendice 5 del DM 21 dicembre 2007;
la richiesta di parere su eventuali emendamenti sostanziali da apportare alla sperimentazione riportata in fac-simile nell’Appendice 9 del DM 21 dicembre 2007;
la dichiarazione di conclusione riportata in fac-simile nell’Appendice 12 del DM 21 dicembre 2007.

6.2 Chi deve porre la firma sui moduli generati dalle stampe?

Il promotore o il richiedente a questo proposito delegato.

6.3 La domanda CTA form deve pervenire al comitato etico con la firma del richiedente in originale?

Per chiarire quanto previsto nella sezione 4.1.3 dell’Allegato 1 al DM 21 dicembre 2007, la firma del richiedente da apporre sulla domanda di autorizzazione di una sperimentazione deve essere in originale in almeno una delle 5 copie da inviare al comitato etico di ogni centro clinico.

6.4 A chi debbono essere inviati i moduli stampati?

Il modulo della domanda e il modulo di richiesta parere/autorizzazione emendamento sostanziale debbono essere inviati alle Autorità competenti e ai Comitati Etici interessati. Il modulo della dichiarazione di conclusione deve essere inviato alle Autorità competenti e ai Comitati Etici interessati solo in caso di conclusione anticipata; all’AIFA sempre entro 90 giorni dalla conclusione (15 giorni in caso di conclusione anticipata).

6.5 Cosa deve stampare il comitato etico (segreteria tecnico-scientifca) riguardo alle informazioni inserite nell’OsSC?

La segreteria scientifica, dopo averne inserito i dati, stampa direttamente dall’OsSC:

il parere unico (Appendice 6 DM 21 dicembre 2007);
l'accettazione/rifiuto del parere unico (Appendice 8 al DM 21 dicembre 2007);
la sospensione della decisione sul parere unico (Modulo non presente nel DM 21 dicembre 2008);
la sospensione della decisione sull’accettazione/rifiuto del parere unico (Modulo non presente nel DM 21 dicembre 2007);
il rilascio del parere su emendamento sostanziale (Modulo non presente nel DM 21 dicembre 2007).

6.6 Chi deve firmare il modulo del parere nei formati previsti nelle Appendici 6 e 8 al DM 21 dicembre 2007?

Il presidente del comitato etico o persona da questi delegata.

6.7 A chi va inviata copia firmata del parere cartaceo del comitato etico?

Al richiedente (promotore, affiliata italiana del promotore, CRO) e all’AIFA (il solo parere unico sia favorevole, che sfavorevole).

6.8 I pareri redatti secondo il formato obbligatorio previsto dal DM 21 dicembre 2007, tramite l’OsSC (parere unico, parere di accettazione/rifiuto del parere unico, parere su emendamenti sostanziali) possono sostituire i verbali del comitato etico?

Sì, se il regolamento del comitato etico lo prevede.

7. Domande e risposte sul DM 31 marzo 2008 “Definizione dei requisiti minimi per le CRO nell’ambito delle sperimentazioni cliniche dei medicinali”

7.1 Alcune delle attività delegate ad una CRO potrebbero essere svolte da CRO che non hanno sede legale nell’Unione europea: il promotore di sperimentazioni internazionali condotte anche in Italia potrebbe ad esempio delegare a CRO alcune attività quali la redazione del protocollo o l'analisi statistica dei dati raccolti nei Paesi partecipanti alla sperimentazione (inclusa quindi l'Italia).
Tali CRO si troverebbero quindi a svolgere le suddette attività in un Paese terzo (al di fuori dell’Unione europea) senza avere una sede legale in uno Stato Membro dell'Unione europea.
Considerando che i risultati di queste sperimentazioni potrebbero essere parte della domanda di autorizzazione all'immissione in commercio in Italia, una CRO operante in un Paese terzo è tenuta a conformarsi agli adempimenti di cui al DM 31 marzo 2008 e a fornire quindi autocertificazione dei requisiti in accordo alla Determinazione del 23 dicembre 2008?
L’obiettivo del DM è di fare in modo che i promotori di sperimentazioni svolte in Italia deleghino le loro funzioni solo a organizzazioni che abbiano i requisiti minimi di garanzia previsti dal DM stesso. Pertanto il punto non è se la sperimentazione è a fini di AIC o meno o se le attività delegate dal promotore siano fisicamente espletate in Italia o all’estero, ma se tali attività riguardano o meno sperimentazioni condotte in Italia. In quest’ultimo caso è necessario che la CRO si auto-certifichi e segua tutti i dettami del decreto. Tali CRO, non svolgendo attività nel territorio italiano, potrebbero non essere a conoscenza dell'esistenza del decreto italiano se non per informazione da parte del promotore. In tal caso il promotore, in accordo alle GCP, è tenuto ad informare la CRO delle normative applicabili a livello italiano

7.2 Il decreto è applicabile alle CRO che operano nell'ambito di sperimentazioni non-interventistiche come definite dal Decreto legislativo n. 211/2003 art. 2, comma 1, lettera c)?
Il decreto non è obbligatorio per le CRO che operano nell'ambito di sperimentazioni cliniche non-interventistiche.

7.3 Qualora una organizzazione diversa dal promotore svolga per conto del solo promotore attività correlabili ai compiti/funzioni delegabili ad una CRO (ad esempio attività cliniche di Quality Assurance), questa è tenuta ad auto certificarsi in accordo al DM 31 marzo 2008 e alla determinazione AIFA del 23 dicembre 2008?

Sì, in questo caso la CRO dovrà autocertificarsi.

7.4 Le attività di laboratori esterni utilizzati per la sperimentazione clinica (ad esempio laboratori di chimica analitica, biochimica clinica, ematologia, microbiologia, istopatologia, citologia, genetica, etc.) rientrano nel processo di autocertificazione delle CRO in accordo al DM 31 marzo 2008 e alla determinazione AIFA del 23 dicembre 2008?

No, perché non si tratta di una funzione prevista dalle GCP come funzione propria del promotore e quindi non rientra nell’oggetto del DM.

7.5 Nel caso di CRO con sede principale/di coordinamento all’estero, è sufficiente che i requisiti stabiliti dal decreto siano soddisfatti a livello internazionale?

Sì, purché i requisiti posseduti all’estero siano utilizzati per le funzioni svolte in Italia; in tal caso è sufficiente che la CRO risponda ai requisiti previsti dal DM 31 marzo 2008 a livello centrale. Si ricorda tuttavia che, nel caso in cui la CRO non abbia una sede operativa in Italia, è necessaria la rappresentanza legale in uno degli Stati Membri dell’Unione europea secondo quanto stabilito dall’art. 8 del Decreto.

7.6 Chi, all’interno di una CRO, deve seguire corsi di aggiornamento annuale?

Secondo quanto previsto dall’art. 3, Comma 1, lettera c), punto 1 del Decreto, tutto il personale operante all’interno di una CRO è tenuto a compiere almeno 10 giorni di aggiornamento annuale in relazione alle attività svolte all’interno della CRO stessa. Si specifica che anche la partecipazione a corsi di training interno e agli investigator’s meeting può essere considerata parte dell’aggiornamento del personale.

7.7 Quali requisiti deve possedere chi si appresta a svolgere l’attività di monitor per la prima volta?

I requisiti suddetti sono descritti nell’art. 4, comma 1, lettere a), b), c), d), e) del DM 31.03.08.

7.8 Quali requisiti deve possedere un monitor con pregressa esperienza?

I requisiti suddetti sono descritti nell’art. 4, Comma 2 del DM 31.03.08. Per i monitor con pregressa esperienza ci si riferisce all’attività svolta nei 30 mesi precedenti la data di emanazione del DM (31. 03. 08) e cioè 110 giorni di documentata attività di monitoraggio ai sensi del paragrafo 5.18 dell’All. 1 al DM 15.07.97 (GCP), di cui almeno il 50% svolta in visite nei centri sperimentali. Pertanto, un monitor con molta esperienza che per qualche motivo non abbia effettuato almeno 110 giorni di attività nei 30 mesi precedenti la data di emanazione del DM, è tenuto a rispettare quanto previsto dall’art. 4, Comma 1.

7.9 In che modo deve essere documentato il possesso dei requisiti stabiliti dal DM 31.03.08 da parte del personale operante all’interno della CRO? E’ consentita l’autocertificazione?

No, non è consentita l’autocertificazione. E’ necessario fornire attestati e documenti dimostrativi con i rispettivi riferimenti temporali.

7.10 Per il nuovo personale assunto quale documentazione, nei limiti di confidenzialità esistenti, si ritiene sufficiente per dimostrare l’aderenza ai requisiti di cui all’articolo 4, Comma 1, lettere b), c), d)?

Gli attestati e i documenti dimostrativi devono essere predisposti e firmati dai responsabili delle attività curriculari e di lavoro previsti dal DM con precisi riferimenti temporali.

7.11 Una CRO che si avvalga di singoli professionisti (art. 7, Comma 4) che operano nell’ambito del sistema di qualità della CRO medesima, è tenuta a documentare i requisiti di tali professionisti in accordo al DM 31 marzo 2008?

Sì.

7.12 Quali sono i requisiti minimi di archiviazione protetta (art. 3, Comma 1, lettera a), punto 6)?

Si può fare riferimento alle misure minime di sicurezza previste dal decreto legislativo n. 196/2003 (Codice privacy) oltre che alle misure idonee ad evitare il deterioramento della documentazione previste dall’art. 21 del decreto legislativo 200/2007.

8. Aggiornamento del Registro dei Comitati Etici e Referente OsSC per il Comitato Etico

8.1 Aggiornamento del Registro dei Comitati Etici

8.1.1 Dove è consultabile il Registro nazionale dei Comitato Etico istituiti ai sensi del DM 12 maggio 2006?

Il registro nazionale dei Comitato Etico istituiti ai sensi del DM 12 maggio 2006 è consultabile all’indirizzo web:

https://oss-sper-clin.agenziafarmaco.it/consultazione_ce_pub.htm

8.1.2 Quando un Comitato Etico è incluso nel Registro nazionale dei Comitato Etico?

In seguito alla validazione telematica dell’avvenuta istituzione da parte dell’Assessorato alla Sanità della Regione/Provincia Autonoma. Tale validazione determina la pubblicazione dei dati del CE nel Registro nazionale.

8.1.3 Se cambiano i dati generali del Comitato Etico è necessario che il referente vada ad aggiornarli direttamente nel Registro?

Sì, è compito del referente per l’OsSC aggiornare i dati inseriti nel Registro dei Comitati Etici.
Per modificare la scheda dei “Dati generali relativi al Comitato Etico” è necessario:

accedere all’OsSC con la propria password attraverso l’area “Utenti abilitati”;
selezionare la funzione “Registro Comitati Etici: Modifica”.

Nella pagina visualizzata possono essere modificati direttamente dal referente tutti i dati del Comitato Etico, ad eccezione di quelli legati al momento dell’istituzione del Comitato Etico stesso:

denominazione del Comitato Etico;
anno di Ia istituzione;
data della delibera di istituzione del Comitato Etico ai sensi del D.M. 12 maggio 2006;
numero della delibera di istituzione del Comitato Etico ai sensi del D.M. 12 maggio 2006;
organo di amministrazione della struttura che istituisce il Comitato Etico. Qualifica del responsabile legale;
Comitati Etici pre-esistenti sostituiti.

Nel caso in cui fosse necessario operare delle variazioni ai campi suddetti, è necessario richiedere la variazione via e-mail al gruppo di lavoro dell’AIFA (info_sperclin@aifa.gov.it) che provvederà a fare gli aggiornamenti. In seguito alle modifiche ai dati generali, il sistema invia, per conoscenza, una e-mail automatica all’AIFA e al referente OsSC dell’Assessorato alla Sanità della Regione/Provincia Autonoma di appartenenza. Le Regioni/Province Autonome non validano le modifiche effettuate.

8.1.4 Se cambia la composizione (uno o più membri) del Comitato Etico, è necessario inserire nuovamente i dati generali?

No, va modificata soltanto la scheda “Elenco dei componenti del Comitato Etico”, in cui sono presenti i dati di ciascun membro (v. FAQ 8.1.5).

8.1.5 Quando cambia la composizione (uno o più membri) del Comitato Etico cosa si deve fare?

Il referente OsSC deve aggiornare i dati della composizione del Comitato Etico presenti nel Registro e inviare la relativa delibera in formato elettronico (file PDF o immagine) all’indirizzo e-mail dell’Ufficio Ricerca e Sperimentazione Clinica: sperimentazione.clinica@aifa.gov.it.
A tal fine, per modificare la scheda “Elenco dei componenti del Comitato Etico” è necessario:

accedere all’OsSC con la propria password attraverso l’area “Utenti abilitati”;
selezionare la funzione “Registro Comitati Etici: Modifica”;
la prima pagina che si visualizza è quella dei dati generali relativi al Comitato Etico; selezionare il pulsante “Continua” in fondo alla pagina e selezionare “OK” al messaggio automatico successivo;

la seconda pagina è quella dedicata ai componenti del Comitato Etico:

completato l’aggiornamento della composizione selezionare il pulsante “Salva i dati inseriti”;
se la nuova composizione è conforme ai requisiti minimi previsti dal DM 12 maggio 2006, art. 2, il sistema consentirà la conclusione della procedura e il salvataggio dei dati; in caso contrario, tutte le modifiche effettuate non saranno salvate nell’OsSC.

In seguito alle modifiche alla composizione, il sistema invia, per conoscenza, una e-mail automatica con i nomi dei membri interessati all’AIFA e al referente OsSC dell’Assessorato alla Sanità della Regione/Provincia Autonoma di appartenenza. Le Regioni/Province Autonome non devono validare le modifiche effettuate.

8.2 Referente OsSC per il Comitato Etico e attribuzione di user id/password

8.2.1 Quando un Comitato Etico di nuova istituzione deve identificare un referente per la gestione dell’OsSC?

Prima di cominciare ad operare.

8.2.2 Come si richiede l’attribuzione di userID e password per l’accesso all’OsSC?

Occorre collegarsi all’OsSC, sezione “Nuovi Utenti” e seguire la procedura per richiedere la chiave di accesso (https://oss-sper- clin.agenziafarmaco.it/nuovi_utenti.htm). Le istruzioni sono contenute all’interno della pagina web. (v. FAQ n. 2.3).

8.2.3 Il referente OsSC deve inserire i propri dati nel Registro dei Comitati Etici?

No, tali dati non sono contenuti nel registro dei Comitati Etici ma sono conservati nella banca dati dei referenti OsSC curata dall’Ufficio Sperimentazione Clinica dell’AIFA.

8.2.4 Se cambia il referente OsSC del Comitato Etico cosa bisogna fare?

II referente abilitato, prima di passare le consegne al nuovo referente, deve collegarsi all’OsSC attraverso l’area “Utenti abilitati” nella sezione “Servizi” e compilare il modulo per la richiesta di cambio referente (v. FAQ n. 2.6). Il nuovo referente riceverà una user id/password all’indirizzo e mail indicato nella richiesta; la password del precedente referente verrà disabilitata.

8.2.5 Se cambiano solo i contatti del referente OsSC (telefono, e-mail, fax, etc) cosa bisogna fare?

Il referente deve inviare una e-mail al gruppo di lavoro dell’AIFA (info_sperclin@aifa.gov.it) che provvederà ad aggiornarli nella banca dati dei referenti OsSC. ---

9. Registro dei Centri Privati

9.1 Cos’è il Registro dei Centri Privati?

E’ il registro in cui vengono inseriti quei centri privati che sono stati riconosciuti idonei a partecipare a sperimentazioni cliniche con medicinali, ai sensi del Decreto Ministeriale 19 marzo 1998 “Riconoscimento della idoneità dei centri per la sperimentazione clinica dei medicinali” (pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale n. 122 del 28/5/98 ed entrato in vigore il 12/6/98). I Promotori possono coinvolgere in sperimentazioni cliniche i centri privati solamente se questi sono presenti in tale registro.

9.2 Cosa prevede il Decreto Ministeriale 19/3/98?

I primi due articoli contemplano le sperimentazioni cliniche che possono essere effettuate nelle strutture private:

sperimentazioni di fase I/bioequivalenza/biodisponibilità su volontari sani (art.1)

se riconosciuti idonei dalla ASL competente per territorio previa verifica ispettiva dei requisiti di cui all’allegato al DM stesso e
previa approvazione dello studio da parte del Comitato Etico della ASL competente per territorio o del Comitato Etico pubblico di riferimento (Circolare ministeriale 6 dell’8/4/99, GU n. 90 del 19/4/99, e art. 2 comma 2 del DM 12/5/06, GU n. 194 del 22/8/06);

sperimentazioni di fase I/bioequivalenza/biodisponibilità su pazienti, fasi II e III multicentriche cui partecipa almeno un centro pubblico (art.2)

se accreditati (per la stessa patologia per cui è richiesto il riconoscimento di idoneità alla sperimentazione) e
se riconosciuti idonei dalla ASL competente per territorio previa verifica ispettiva dei requisiti minimi per l’esercizio delle attività sanitarie di cui al DPR 14/1/97 e
previa approvazione dello studio da parte del Comitato Etico della ASL competente per territorio o del Comitato Etico pubblico di riferimento.

9.3 Cosa devono fare i centri privati per essere inseriti nel Registro?

Una volta richiesto e ottenuto il riconoscimento di idoneità alla sperimentazione clinica dagli organi tecnico-amministrativi della ASL competente, i responsabili delle strutture interessate debbono trasmettere all’Agenzia Italiana del Farmaco – Ufficio Ricerca e Sperimentazione Clinica – la documentazione cartacea comprovante l’avvenuto riconoscimento, entro 30 giorni dal ricevimento dello stesso (DM 19/3/98, art. 4). Nella comunicazione all’AIFA è necessario specificare:

in base a quale articolo (1 e/o 2) del DM 19/3/98 il centro è riconosciuto idoneo;
il/i ramo/i specialistico/i oggetto dell’idoneità;
che il riconoscimento è stato rilasciato a seguito di verifica ispettiva della ASL, precisandone anche la data.

Una volta verifica la completezza della documentazione presentata, l’AIFA provvederà a inserire la struttura nel Registro; a quel punto, il centro privato sarà visibile anche nella sezione “Dati” nella parte pubblica dell’OsSC e sarà selezionabile dai Promotori come centro sperimentale.

9.4 Si possono condurre sperimentazioni cliniche di fase IV in centri clinici privati?

No. Ai sensi dell’art. 2 del Decreto Ministeriale 4/12/90 (GU n. 297 del 21/12/90), la sperimentazione clinica di fase IV può essere effettuata esclusivamente presso ospedali ed istituti pubblici e, al di fuori di essi, è ammessa soltanto su espressa richiesta del Ministero della salute, in relazione a esigenze di salute pubblica.

9.5 C’è differenza tra il riconoscimento di idoneità alla sperimentazione clinica e l’accreditamento per l’assistenza sanitaria?

Sì. Il riconoscimento di idoneità alla sperimentazione clinica è rilasciato dalla ASL competente per territorio ai sensi del DM 19/3/98 già citato. L'accreditamento all'assistenza sanitaria è rilasciato invece dalla Regione di appartenenza secondo quanto prescritto dal Decreto del Presidente della Repubblica 14 gennaio 1997 “Approvazione dell'atto di indirizzo e coordinamento alle regioni e alle province autonome di Trento e di Bolzano, in materia di requisiti strutturali, tecnologici ed organizzativi minimi per l'esercizio delle attività sanitarie da parte delle strutture pubbliche e private “ (Supplemento Ordinario n. 37 alla GU n. 42 del 20/2/97). La Circolare 6 dell’8/4/99 del Ministero della sanità (GU n. 90 del 19/4/99) chiarisce che l'accreditamento all'assistenza sanitaria è uno dei requisiti fondamentali per il riconoscimento di idoneità alla sperimentazione secondo l’art. 2 del DM 19/3/98 (studi su pazienti), ma non la consente automaticamente.

9.6 Chi deve approvare i protocolli degli studi da condurre presso un centro privato?

Spetta al Comitato Etico della ASL competente per territorio o, in mancanza, al Comitato Etico pubblico di riferimento (DM 19/3/98, articoli 1 e 2). La Circolare 6 dell’8/4/99, inoltre, chiarisce che “i comitati etici privati o di strutture private non sono legittimati ad esprimere (...) l’approvazione del protocollo. Nessuna norma vieta che tali comitati, qualora il proponente lo ritenga utile, possano continuare ad esprimere i loro pareri a meri fini consultivi per il proponente stesso. Tuttavia detti pareri non debbono in alcun modo influenzare i comitati etici competenti e quindi non possono essere resi noti agli stessi”.

9.7 Gli Istituti di Ricovero e Cura a Carattere Scientifico (IRCCS) privati sono soggetti alle stesse norme dei centri privati?

No. Il recente Decreto Ministeriale 7 novembre 2008 “Modifiche ed integrazioni ai decreti 19 marzo 1998, recante Riconoscimento della idoneità dei centri per la sperimentazione clinica dei medicinali; 8 maggio 2003, recante Uso terapeutico di medicinale sottoposto a sperimentazione clinica e 12 maggio 2006, recante Requisiti minimi per l’istituzione, l’organizzazione e il funzionamento dei Comitati etici per le sperimentazioni cliniche dei medicinali” (GU n. 80 del 6/4/09) ha stabilito che gli IRCCS privati sono idonei alla sperimentazione nel loro complesso (non solo nel settore per il quale hanno ottenuto il riconoscimento) e che i Comitati Etici degli IRCCS privati sono competenti per valutare le sperimentazioni in tutte le aree di ricerca dell’IRCCS.

9.8 I centri privati possono prendere parte a studi di tipo osservazionale?

Sì. La Determinazione AIFA 20/3/08 “Linee guida per la classificazione e conduzione degli studi osservazionali sui farmaci” (GU n. 76 del 31/3/08), al punto 4 dell’allegato 1 sancisce infatti che studi di questo tipo possono essere condotti anche presso le strutture sanitarie private.

9.9 I centri privati possono prendere parte a sperimentazioni ambulatoriali?

Il Decreto Ministeriale 13 maggio 1999 “Integrazioni (…) al decreto ministeriale 19 marzo 1998 recante Riconoscimento della idoneità dei centri per la sperimentazione clinica dei medicinali” (GU n. 174 del 27/7/99), pur non riferendosi esplicitamente anche alle strutture private, prevede elementi di garanzia per le strutture ambulatoriali pubbliche (art. 2, comma 2) che effettuano studi di fase II e III. E’ da ritenersi, implicitamente, che tali elementi di garanzia debbano essere applicati anche alle strutture ambulatoriali private. Pertanto, la conduzione di sperimentazioni cliniche con medicinali di fase II e III in strutture ambulatoriali private è consentita nel rispetto di quanto stabilito dal comma 2 dell’art. 2 del DM 13/5/99 (fatte salve eventuali norme più restrittive a livello regionale) e dell’art. 2 del DM 19/3/98. In ogni caso, non è opportuno che un protocollo sperimentale preveda l’auto-somministrazione di terapie farmacologiche al domicilio del volontario sano (nell’ambito dell’art. 1 del DM 19/3/98), al di fuori delle strutture sanitarie che possano garantire un’ottimale gestione del soggetto in situazioni di potenziale emergenza.

9.10 E’ valido un riconoscimento di idoneità rilasciato a un gruppo sanitario nel suo complesso?

No, la ASL competente non può rilasciare un riconoscimento di idoneità a un gruppo sanitario. Ogni singola struttura sanitaria privata del gruppo che desideri effettuare sperimentazioni cliniche ed essere quindi inserita nel registro OsSC, deve richiedere il riconoscimento di idoneità alla ASL competente, che lo rilascerà a seguito di verifica ispettiva dei requisiti di cui all’art. 1 e/o 2 del DM 19/3/98.

9.11 Cosa deve fare un centro privato dopo aver trasmesso all’AIFA il riconoscimento di idoneità ricevuto dalla ASL?

Una volta inserito nel registro dell’OsSC il centro privato, questo diventa visibile per la consultazione pubblica e selezionabile dai Promotori come centro sperimentale. L’AIFA invia al centro una nota con la conferma dell’avvenuto inserimento in OsSC. Sarà cura del responsabile della struttura privata trasmettere all’AIFA i successivi rinnovi del riconoscimento di idoneità ricevuti dalla ASL competente.

9.12 Può una Casa di Cura privata essere Promotore di una sperimentazione?

Sì. In merito alle responsabilità del Promotore, deve rispettare quanto previsto dai Decreti Legislativi 211/2003 e 200/2007. Una casa di cura privata può quindi registrarsi in OsSC come Promotore; se intende condurre la sperimentazione per cui è Promotore anche presso la struttura stessa, allora è necessario non solo il riconoscimento di idoneità alla sperimentazione clinica rilasciato dalla ASL, ma anche che sia uno studio multicentrico a cui partecipa almeno una struttura pubblica.